手把手教你建立培训机构标准化管理体系

花语        2019-09-17   来源:桓文瑶爱宠物

由于市场进入门槛较低, 加上我国教培行业起步较晚,与其他行业相比,许多方面还不够成熟,比如学校的标准化体系建设,可以说很多中小机构在这方面尚处于起步阶段。 


      甚至,有些机构在还没有建立完整的标准化可复制体系时,就开始麻木扩张新校,最终导致财务监管不到位、资金链断裂,以至于出现违法乱纪、贪污受贿现象。 


       曾经在一家教育机构,经历了两个月内离职员工多达三十人的集体被挖离职事件。


       面对这种突如其来的危机,如果企业没有标准化管理和完善的师训体系,那么它的运营管理就会失控,造成的后果不堪设想。


       接下来我将从以下三个方面谈谈中小型教育机构的标准化体系建设。


❒ 什么是标准化管理体系

       标准化管理体系涉及校区管理的方方面面,包括教师职业素质标准、岗位职责标准、岗位考评标准、教学、教研、教务、财务、营销管理以及行政后勤、人力资源管理等方面。是校区管理运行的制度体系,为企业步入良性的发展轨道奠定了坚实的基础。 

       刚进入教培行业时,发现原来上市企业内部管理流程也存在不完善现象。没有完整的培训体系,考勤流程也不严谨,缺乏有效的管理监督。 于是当时我发布的第一个政策就是《员工考勤管理补充规定》和《员工入职、转正、离职管理补充规定》。

       这两项规定都是从全员考勤抓起,并将每月考勤打卡数据与教师排课单进行核对,以此排查每月低产能人员,有效预防了空岗拿薪现象。

 

❒ 标准化管理体系具体内容

       具体来说,标准化管理体系包括各部门规章制度、各部门工作流程、各岗位操作手册,以及制度流程配套使用的相关表单和协议。 

制度一般指要求员工共同遵守的办事规程或行动准则,不同的部门、岗位都有其具体的做事准则,目的是使各项工作按计划、按要求达到预期计划目标。制度编写框架一般包括:总则、目的、责权、正文、附则、相关文件、相关表单。 

       例如月度经营分析会制度,规定各部门主管以PPT形式,对上月部门工作业绩成果进行汇报,内容包括: 

1.  业绩数据(新签、续费、退费、课收同比、环比、预算比、累计比、占收比、结构比、人均产能等);

2.  部门重点管理工作开展情况;

3.  工作中存在问题与困难及探讨解决方法;

4.  区域市场竞争分析;

5.  本月任务指标分解;

6.  本月重点管理工作;

7.  需各部门支持事项;

8.  对公司的意见与建议;

9.  工作中突出成效与不足案例。 


       流程是事物进行中的次序或顺序的布置和安排,流程多用流程图来展现,流程图是揭示和掌握封闭系统运动状况的有效方式。

       作为诊断工具,它能够辅助决策制定,让管理者清楚地知道,问题可能出在什么地方,从而确定出可供选择的行动方案。

       例如学习管理师的工作流程中的接单流程就包括:课前碰头会——第一次回访——协调排课——协助制订辅导计划——课前通知——课前接待——课后回访——常规家长会——关注成绩变化——作业检查——学员档案管理。 

操作手册是企业为了方便管理,将一些操作记录下来,定一个标准的流程,新进员工可以按照这样的规程去操作,以避免发生错误给公司带来不必要的损失。 

       操作手册包括标准的作业动作和标准的作业时间,例如:人事工作手册、教学工作手册等。 

       表格既是一种可视化交流模式,又是一种组织整理数据的手段。表格是指按所需的内容项目画成格子,分别填写文字或数字的书面材料,便于统计查看。例如:应聘登记表、学员统计表等。 

       合同又称为契约、协议,是平等的当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议,依法订立的合同受法律保护。例如:《劳动合同》、《实习协议》等。为了稳住应届求职者,我还专门拟订了一份《应届生求职意向书》。

 

❒ 教培机构如何建立标准化体系

➢ 基础建设

       在推行机构标准化体系建设过程中,我将教育机构标准化体系分为人力行政系统、财务资金系统、教学教务系统、运营管理系统,每个版块按照业务性质进行编号。 


       为易于识别,我又将公司各类文件以代码标示,A代表规章制度类,B代表表单类,C代表流程类,D代表合同(协议)类,E代表通告(知)类,F代表内部作业文件类。 

       为统一对外识别形象,在制度建设环节,我会要求各部门所有的制度、表格、协议、手册,要以统一的格式呈现。例如:表格行头、文件行头、排版格式、字体标准、字号标准等。 

       制度的发布包括拟稿人(发文部门制度编写人)、审核人(发文部门负责人)、审批人(校长或总校长)

       在制度正式发布前,发文部门要先组织与制度有关的部门关键人员对制度的各项条款进行解读,并征询相关部门意见,进一步确认制度的严谨性、可行性,并签字确认后,再正式下发执行。

 

➢ 培训宣导 

       为避免员工对制度的条款产生理解性偏差,制度下发后,发文部门必须组织全体员工对制度中的各项条款进行培训,现场解答员工对制度的疑问,并签字确认。 

       尤其是薪酬制度的宣导,为了避免引起员工集体躁动,可以事前小范围内先与骨干员工达成共识,并将测算标准与员工解说清楚。 例如2017年教师集体离职事件之后,总校长便亲自就薪酬制度的调整在教师会议上进行宣导。 

       将新旧制度进行对比,用新制度数据套入近两月教师课时量进行测算,以数据分析告诉员工新制度只是拉开了优秀与普通教师之间的差距,并且调整后全年校教师成本总支出呈上升比,让员工消除疑虑与不满情绪,从而形成共鸣。

 

➢ 实施监控

任何一项制度的执行,必须要有监督体系,才能保障制度的落地。 

例如员工行为准则中员工上班必须佩戴工牌,可以由前台行政人员每天进行监督。 

再如教师是否按照教学的标准流程进行教学,可以由教务定期进行抽查,对没有按照制度要求执行的人员,要结合考评与奖罚。

 

➢ 修正完善

       制度运行一段时间后,管理人员要对制度运行过程中存在的问题进行自检和反思,总结制度在执行过程中的不足。

       过程中遇到的紧急问题,应及时发文补充规定。年末再根据明年企业组织架构及经营目标规划,统一对现行制度进行补充完善。 例如在《员工考勤管理补充规定》执行过程中,我发现教育机构人员的流动性很大,教师岗变成严进宽出,尤其是碰到2-5月课辅高峰期,校区经常会因为教师离职,被迫给学生更换老师 。 对此,次年初我对制度作了进一步完善。补充规定:非特殊原因,教师离职的时间为每年的7月1日;员工连续请假时间最长不超过七天等。

 

➢ 归档管理

       归档指将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统整理后保存备案的过程。 

       各部门日常与客户、员工有关的记录,要实行定期存档。如此以便于我们长时间保存有组织的数据集,确保其将来能够被精细地检索。 

       比如年初各部门应对上年度所有作业文件进行分类、编号、立卷,并统一归档;在接单的时候,为新生建立电子档案以及纸质档案等。 

       教育机构标准化管理过程中,建一套管理制度非常容易,但建一套适合机构发展的管理制度并非易事。 

       一项制度的订立,会涉及到多个流程和节点,如何管控,显的尤为重要。制度落地执行过程中的管控包含自检、他检、上级检。

       从数据报表、信息系统、工作流程、操作行为等方面进行定期、不定期的监督、检查。 

       中小型企业之所以发展速度缓慢,很大一部份原因在于,没有建立一套完整可落地的标准化管理体系,没有把企业前期的经验累积固化下来,并形成制度、流程和表单,造成企业仍停留在人治,而非法治。 

       企业在经营管理过程中没有沉淀就无法传承,中小型教育机构唯有通过标准化体系和师训体系建设,打造机构特色的产品和服务体验,才能形成自身特有的品牌壁垒。



— THE END —


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